文档管理应用价值
  • 成本
  • 安全
  • 时间
  • 沟通
  • 协同
  • ISO文控
 

 

成本节约20%效率提升30%
目标:解决企业内部"成本居高不下,怎样减少不必要的费用支出?"的问题。
困惑

■  公司的业务越做越大,利润却为何不升反降?

■  无限重复的工作,致使各种成本无形中流失?

■  使用错误版本生产出错误产品,导致违约、返工,造成资金损失?

■  研发文档泄密,竞争对手占得市场先机,岂止是资金损失?

案例
      在一项行业调查中显示,一家年收入2.5亿美元的公司可通过提高文档管理、协同办公效率而每年节约超过600万美元的成本。如今,企业组织推广和开展业务的方式正飞速发展。企业虽然已逐渐意识到需要更为深入地了解信息与文档工作流,但实际上对与此相关的具体支出情况仍知之甚少。这种现象在很大程度上是由于企业尚缺乏对其可见成本和不可见成本的整体认识。此外,企业高管对文档管理战略能够对节约成本、增加效益、推动业绩所产生的正面影响认识还不够充分。如何将文档和流程中所包含的信息作为公司的核心资产加以利用正成为企业的重要课题。

  

应用价值

■  人性化设计使操作更便捷,无需长时间的操作使用培训,从而节省了大量时间与费用;

■  文档安全防护机制,解决机密文档丢失或泄露的隐患,预防因此造成的各类损失;

■ 提高知识资产的利用率,大幅提升工作效率,减少不必要的管理成本支出;

■  搭建协同办公平台,让所有的业务都可跨时间与地域界限,实现协同运作,降低运维成本;

■  即使外出也可进行办公,避免因在外不能处理公务造成的延误,减少因时间拖延而带来的成本的丢失。

 

"危机投资" 防患于未然
目标:解决企业"机密外泄防不胜防,安全问题如何保障?"的问题。

商业机密外泄,企业发展的绊脚石
对于企业来说,商业机密无疑是其命根。它是人力、物力、资金投入后的直接成果,承载着企业生存与发展的重任。然而,信息化的推进,在为商业机密的存储带来便捷的同时,也使其深陷失窃的安全威胁中。
困惑
■ 无法把控文档的操作权限,任何人都可对其查看、编辑?
■ 无法记录文档的历史操作记录,因此产生员工及部门矛盾?
■ 电脑瘫痪导致重要文件丢失难恢复,后果严重?
■ 发送出去的文档无法控制,文档的安全度存在风险?
案例
      在一项行业调查中显示,一家年收入2.5亿美元的公司可通过提高文档管理、协同办公效率而每年节约超过600万美元的成本。如今,企业组织推广和开展业务的方式正飞速发展。企业虽然已逐渐意识到需要更为深入地了解信息与文档工作流,但实际上对与此相关的具体支出情况仍知之甚少。这种现象在很大程度上是由于企业尚缺乏对其可见成本和不可见成本的整体认识。此外,企业高管对文档管理战略能够对节约成本、增加效益、推动业绩所产生的正面影响认识还不够充分。如何将文档和流程中所包含的信息作为公司的核心资产加以利用正成为企业的重要课题。

  

应用价值

■ 文档安全防护机制,解决了机密文档丢失或泄露的隐患,预防因此造成的重大损失。

■ 可控制对外发文档的操作权限,到期收回文档,保障文档安全控制。

■ 细粒权限组合分配,彻底解决权限分配不清而导致的文档泄密,有效控制了各种损失。

■ 全面记录操作记录,避免责任推诿,降低因此产生的员工及部门矛盾。

 

时间减半 效率加倍
目标:解决企业"小时间造就大浪费,谁为企业支出买单?"的问题。
困惑
■  日积月累文档过多忘记文件名,查找起来费时费力?
■  文件查找不到,重新起草,重复工作浪费大量的时间?
■  领导外出无法审批文件,导致事务搁置或签署时间?
■  文档手动分类归档,过程繁琐,无法效率完成?
■  审批流程繁琐,领导逐一手工签署耗费大量时间?
案例
      在企业中,经常会听到员工有这样的呼声:
      我的文件放哪里了,怎么找了半天都没找到?我当时保存时文件名是什么来着,给忘记了,现在可怎么找啊?天啊,我都找了2个小时了,可是还没找到,谁来帮帮我啊?电脑上这么多盘,每个盘下这么多目录,这一个个双击打开找,得找到啥时候啊?
      假如每个员工浪费20分钟/天在查找、重复起草文档、整理资料等这些工作上,那么日积月累,每年浪费的是多少呢?大家可以根据自己公司情况计算下:
      1年:22×12=264天\264×20=5280分钟\等于88小时÷8/天=11天
      11天是什么概念呢?是每个员工半个月工作日。
      浪费的时间会给企业带来怎么样的损失呢?假如一个企业在每个员工每月投入的成本为6000元,那么员工浪费的这些时间,直接损失即是3000元。每个员工就为企业造成这么大的损失,可想而知,我们由几十上百人组成的企业又会是多大的浪费呢?也许浪费的是几百几千个的小时,但这几百几千个小时却是企业成千上百万的支出。

  

应用价值

■ 全文索引,从20分钟的查找缩短为不到2秒,解决因查找耗费大量时间导致的工作延误。

■ 纸质资料电子化,无需复印即可多人协同查看,节约纸张成本,提高办事效率。

■ 文档批量上传、规则智能化归档,可在以达到事半功倍的办公效率。

■ 打破时间、地域限制,随时随地处理公务,高效协同办公以适应企业信息化发展。

 

沟通交流零障碍 工作协同高效率
目标:解决企业"跨部门、地域的协同办公,沟通困难、效率低下怎么办"的问题。
困惑
■  内部员工使用不同的聊天工具,甚至通过大声吼叫传达信息,导致沟通不便?
■  企业内部上传下达过程中,信息严重衰减,把握不住主次?
■  与各分公司人员沟通,没有统一平台进行联络,沟通成本过高?
■  因缺乏有效沟通而导致信息传达错误,从而出现部门、人员之间互相扯皮?
案例
      北京的经理和广州的经理就一个项目正在进行交流沟通,交换想法,电话交流了一个多小时了,还没有结果,但是巨额的电话费用就这样产生了......
      销售人员小张和研发人员小李互相推诿责任,小张说之前让小李按照客户的需求修改产品,客户要求演示,小李说没有接到这个工作安排,目前没有做这个任务,告诉经理后,因为没有依据经理也没法判断这件事情的责任该谁来负,看来项目计划又要泡汤了。

  

应用价值:

■  通过搭建协同办公平台,使通讯方式统一,解决了内部员工沟通不便的难题。

■  多人协同办公,权责明晰,既高效完成工作又加强同事间协作默契,加深感情。

■  群发消息省去了逐一通知的麻烦,节省出了90%的浪费时间,极大提升了办公效率。

 

规范流程 高效协同
目标:解决企业"审批流程混乱、时间地域地址导致文件审批搁置,工作怎样按时完成"的问题。
困惑
■  不在同一办公地点,借阅文档、协同办公不方便?
■  新分配的工作,相关资料找不到,上手非常困难?
■  跨部门合作不同步,流程流转缓慢,严重影响工作进度?
案例
      老总们可能每天早晨也都会遇到这样的情况:
      办公桌上堆积的单据还没有审批完,又会有一些紧急的单据需要处理。在时间紧急的情况下,比如一笔市场活动的款项费用,由于需要老板审批的文件太多,因此根本没时间细看这批费用用在哪里,怎么用的,就签下了自己的名字。结果很多时候,钱就这样打了水漂。
      由于太多的文件审批积压在领导的手上,这样首先导致的问题就是:文件审批的流转速度变慢,一个简单的审批可能要等很久才能批下来,有时候甚至是一份重要的客户合同,因为审批搁置而丢失一个大客户。

  

应用价值:
■  搭建统一管理平台,解决各分支及分公司无法协同办公的困惑;
■  解决流程运作复杂、效率低下、员工抱怨等问题,提升组织绩效;
■  文档动态的全局把控,操作完毕无须知会,完美实现默契协同办公。

 

文档流程过程化控制 办公自动无纸化管理
目标:解决企业"ISO文件审批效率低下、难以管控,纸质成本浪费"的问题。
困惑
■ 难以保证质量、环境等体系的符合性和有效性?
■ 难以管控大量的体系文件,导致错误时有发生?
■ 信息传递不畅、流程没有监控,文件执行困难?
■ 难以确保内审、外审等管理评审的有效运行实施?
■ 质量文件的建立、变更,需要多人审核,周期长、效率低?
案例
       广州Baxter(百特)医疗用品有限公司于1931年在美国成立,经过六十多年的发展,百特公司已经成为一个经营多种医疗器械及用品的全球性公司,也是世界上最著名的医药、医疗用品制造公司之一。一直以来,广州百特严格遵守着质量保证体系,它为百特带来高品质的产品。在这个体系中,文件控制是非常重要的一环。若文件控制出错,会导致不合格品的出现,严重情况会导致系统崩溃。原先百特一直采用手工处理文件的起草、批准、发布、回收及销毁。然而,这种方式出现很多让人头疼的问题。
       例如:受控文档数量巨大,管理工作相当繁琐,手工作业错误时有发生;受控文档属机密文件,管理制度相当严格,给管理增加不少压力;大量纸质文档的打印、复印,造成了严重的纸张浪费;庞大的ISO文档体系,给快速的存储和查找造成了困难,查找相当不便。

  

应用价值:
      致得E6是一款先进的企业ISO文控管理系统,它通过电子化的方式实现企业各种ISO文档的无纸化,并且进行全方位的管理、监控和执行,通过它不仅能满足更多标准体系和认证机构的要求,可以使企业的文档管理更加规范、安全,更凭借审批流程自定义、版本控制、文件关联、文档审计、安全受控等核心功能,彻底解决企业文件管控难题。

■  严谨的文控流程降低文件执行错误给企业带来的严重损失。

■  安全管控、系统安全受控防扩散,解决机密资料外泄困扰。

■  企业管理真正实现:标准化、流程化、规范化、无纸化。