【致得软件】知识普及系列之——档案数字化加工的意义

 

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    亲爱的小伙伴们,上两期我们分别分享了档案数字化的概念、以及档案数字化的流程相关内容,本期我们的话

题是档案数字化加工的意义。

 

1、档案数字化能够有效地保护档案原件

 

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⑴、代替原件使用,最大限度保管和保护库存档案实体安全


    由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理,不仅占用了大量的库存空间,而且利用仍需到库房,管

理成本高,档案易受损,如纸张发黄、发粘、发脆等。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印,减

少了对库存档案的调阅次数和复印次数,降低了库存档案的老化速度,解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾,从

而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护,确保档案实体安全。


⑵、数字化副本异地保存,输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁

灭性的破坏。


    原始的档案保存方式,一旦遭遇天灾人祸,档案实体易遭到毁灭性的破坏,给企事业单位造成巨大损失,历史信

息将无从查证。进行数字化加工以后,可异地保存或多副本保存,方式多样且能永久保护利用。

 

2、提高工作效率,降低档案利用成本


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    数字化加工项目完成后,档案使用人员都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文

(件)信息,避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象,从而提高工作

效率,降低档案信息利用的成本。

 

3、提升企事业单位信息化程度,促进社会信息化发展

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    库存档案实现数字化、电子化管理,既是各级档案管理部门贯彻科学发展观,又是促进档案管理信息化、现代化

 

的具体举措;既是实际工作的需要,也是亮点工程。数字化项目完成后,不仅档案管理和利用手段实现了现代化,档案利

 

用效率大大提高,档案发挥的作用显著,还可以大大提升单位形象,符合政府和企事业单位各项工作科学化、规范化、

 

网络化、信息化的整体发展要求。

 


    档案数字化加工是一项利国利民的大事,越来越多的企事业单位逐渐认识到档案数字化的重要性。全面实现档案

 

数字化是一个漫长的过程,致得软件在档案数字化加工的道路上,一定不负使命。

 

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