档案数字化加工

  企业文档管理问题

 

信息时代的信息数字化及由此提出数字信息的管理模式,已经深刻地影响着资源管理全过程,数字化信息资源建设已当务之急。其中,一大需求就是将现有的纸介质印刷品数字化,使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件,最终将其应用于数据库存储,供用户使用。

 目前,很多企事业单位保存的档案仍然以纸质形式为主,检索难、查阅慢、资料破损缺失等问题,导致档案信息资源的经济价值和社会价值都难以充分实现,更难适应当代“数字化生存”的形势。

 

 

档案数字化对档案的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用:

 

有效地保护档案原件

 

代替档案原件使用,有效延长原件的保存及使用寿命;

对于需要长期或永久保存的重要档案进行数字化加工,便于备份,以免丢失损坏后无法恢复;

由于纸张、字迹和保管条件等因素,会出现字迹模糊扩散或褪变的情况。经过计算机扫描技术生成数字影像,以及图像处理技术可以恢复模糊褪变字迹;

 
 
改善档案的利用方式

 

不再受“孤本”的限制;

异地调阅、一处共享,纸质档案生成电子件后,在电子档案管理系统中集中存储、统一管控,各分支成员可轻松在

系统中进行查询、借阅,扩大了档案的利用空间和利用效率;

档案利用不再受时间、空间限制,利用者可以随时随地通过移动端在系统中利用档案资源;

 

 

数字化加工流程:

 

1.      资料接收

在转移之前,双方共同完成资料的逐册清点工作,清点核对无误后,形成《移交清单》,将资料从档案室移交到加工现场的临时库房。

 

2.      资料整理

资料拆分人员按照《资料整理工作说明书》的要求进行资料整理工作,并填写移交清单(此移交清单是资料拆分人员和项目经理共同填写)签字后领取并进行资料整理。

 

3.      资料扫描

原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准和制作方的相关要求扫描。

 

4.      图像处理

对扫描后的图像进行纠偏、去黑边、分页、拼图等处理,同时进行质检图像模糊、原稿残缺、补扫、漏扫、图片不完整、多图重叠等图像问题,以确保数字档案的可阅读性。

 

5.      图像质检

质检人员对档案处理后的图像统一质检,检查图像质量、有无漏页、重复扫描等情况,发现问题及时改正补扫等等。

 

6.      档案著录

对整理合格后的档案文本按件及每件相关内容按客户要求进行著录,方便档案的管理与查阅。

 

7.      档案著录质检

对著录的信息、文件的页号及页数进行对比,对不合格的信息进行及时处理。

 

8.      成品转换及备份

将扫描后的图像按照客户的要求转成对应格式,方便数据挂接及档案利用。并将扫描图像及成品数据以硬盘、光盘等其它载体方式进行备份。

 

9.      档案数据挂接

将扫描后的图像成品与系统挂接,致得档案管理系统可实现扫描件与系统的挂接,支持自动批量挂接。挂接后移交验收小组验收。

 

10.    档案装订

按照档案管理标准将每卷档案的封面、卷内目录、卷内文件装订,入档案盒。

 

11.   档案归还

档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准或客户单位的要求进行有序的整理,公司安排专人负责案卷合并与整理,还原档案合格后移交给客户单位,双方签字确认。