ISO文控管理系统

随着市场竞争日趋激烈,上市公司、集团公司,合规管理已经在各行各业普及开来,品质管理已成为企业竞争力的最重要指标,企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系,节省大量文件管理的人工成本,通过在系统中建立企业的文控中心,落实质量管理理念,帮助企业规范管理,提高文控管理效率,实现无纸化办公。ISO体系几乎为所有重视品质的企业所认知。各项标准ISO,GMP,SOX法案等等让众多企业提升了企业管理能力。但多数企业虽然实施的标准管理,却没有一套管理系统帮助标准落实,多数企业都在这个过程中面临困扰。
ISO文控管理难题
 
难以保证大量文件的安全性,遇到病毒感染更盘所坏,或非法盗用等情况时,数据安全受到威胁;
大量的体系文件储存在员工电脑中,文档不能分级别分权限查看管理,造成机密文件泄漏;
文档经常经多个人修改,缺乏对文档的操作记录,工作失误后造成责任推诿;
质量文件的建立、变更,需由相关人员来办理审核和分发,多人共同审核费时费力,办理周期长、审核效率低;
随着时间积累,文件逐渐增多,快速查找调阅文件变得越来越困难;
文件有时关联许多其他文档,如需彻底了解一份文件经常需要查询调用多份文档;
公司部门及分公司人员众多,同一项目多人协作极为不便,跨地域协同办公更为困难;
采用传统的纸质管理,当需要多人同时查阅时,会造成大幅复印、打印、发放工作,纸张成本很高,浪费严重;
文件修改后,没有形成新版本文件的版本号记录,导致文件版本混乱、使用不正确等情况;
由于缺乏及时的通知,造成发放后的接收不及时,员工对文件的缓急程度等不清楚;
文件编号越来越长,手动编号非常困难,浪费很多时间,容易出现错误,造成编号混乱。
ISO文控管理核心功能
集中存储 致得ISO文控管理系统为企事业搭建集电子文档、纸质文档、多媒体文件和CAD图纸等全格式文件集中存储平台,稳定可靠。
在线编辑 致得ISO文控管理系统支持与Office无缝集成,可直接在线编辑各类Office、WPS文档,永中Office,实现多人协同编辑,保持流通中版本一致。
版本管理 致得ISO文控管理系统支持文档关联多个版本,可进行历史版本的查看、回退和下载。
文档搜索 致得ISO文控管理系统支持毫秒级全文搜索引擎,精准快速从海量资料中查找所需文档,节约时间、提升效率。
纸质文档电子化 致得ISO文控管理系统支持通过扫描仪将纸质文档扫描成清晰的JPG图片或者多页的PDF文档直接存放到文档管理系统中。
审计管理 致得ISO文控管理系统支持通过审计功能清楚掌握用户对文档以及目录的操作记录。
模版管理 致得ISO文控管理系统支持在系统中可以放置大量的模板文件,用户通过选择模板来创建文件,节约时间的同时实现企业内部文档标准化管理。
规则设定 致得ISO文控管理系统支持符合规则设定触发条件的文档,自动执行用户预设的规则,实现自动归档、自动编号以及自动锁定等操作。

 

文章关键词:ISO文控管理系统,ISO文控管理软件