档案管理系统

       致得ECM档案管理系统解决方案,通过对档案集中管理结合权限分配机制,实现企事业单位电子档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、检索到利用、编研等一系列档案管理过程的管理。
 

档案管理现存问题  document

 
档案数量众多,难以实现快速检索所需档案;
电子档案归档方法的不恰当,直接危及档案信息资源的有效收集;
无从得知档案专管人员对卷案做过哪些操作,权责划分不明晰;
对于归档的纸质档案卷宗,经长年累月字迹磨损,无法辨别档案内容;
文件结案移送归档时,常有文本与附件不完整,无法追查归入;
没有有效流程机制检测档案的处理手续是否完备;
档案收发、借阅记录有误,难以达到准确审计;
档案类目设置原则不明,案件未能归入有效目录,造成内部混乱;
没有专业编号机制,随机编号导致重号漏号等不便翻阅。

 

档案管理核心功能  document

 

档案收集录入 录入档案 致得ECM档案管理系统通过数据表记录档案的主要信息,数据表字段可由用户自行设定。
档号规则 针对不同的档案分类,自定义档号生成规则。
挂接附件 将用户已录入的档案数据和电子档案原件对应挂接,可以对挂接的附件进行阅读,下载以及删除的操作。
档案利用 档案借阅 致得ECM档案管理系统支持对电子档案以及纸质档案的借阅管理。并可进行借阅、归还、催还、借阅统计和检索统计管理。
档案导出 致得ECM档案管理系统针对不同的档案分类,自定义档号生成规则。
修订版管理 用户可进行数据版本数的设置,每个数据表关联多个历史版本,用户可以进行版本的查看、下载和回退操作。
档案统计 用户通过自定义报表模板,依托致得ECM档案管理系统强大的数据搜索引擎最精准获取档案数据,充分满足企业利用档案、分析档案数据的需要
档案检索 提供条形码检索以及高级搜索方式,可以对档案进行方便、快速地信息检索。
档案编研 致得ECM档案管理系统支持用户进行大事记、组织沿革、 基础数字汇编、 重要文件汇编、 人事任免汇编等的编研工作。
视图分组 通过强大的视图功能对档案数据进便捷的筛选,并将视图进行保存实现系统内对档案数据的再次分组。通过建立不同的筛选视图,简化用户查看数据的操作。
导出视图 用户可将视图中的数据导出至本地,在本地对导出数据进行分析利用。
档案销毁 企事业单位可以根据工作需要,对过期的档案数据进行重新鉴定,过期的数据可以改变保管期限和保管密级,对于不需要继续保存的数据提出鉴定意见和处理措施。
档案安全 档案权限设置 致得ECM档案管理系统详尽的权限设置模块使有权用户对档案的有效利用,又可限制用户对档案的使用权限,更可以保障档案的安全与可靠。

 

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