工程建筑行业

工程与建筑行业概述
现有特点
       工程建筑行业往往规模很大,分公司及部门众多。文档管理主要集中在工程类图纸、以及一些工作前的设计说明、工作期间的设计报告以及最终的设计成品、合同、表述等资料。行业分工细致,劳力密集,具有施工人数众多、工序繁复、分散性、移动性和一次性等特点,同一个项目经常涉及多个人员的协作。各个项目之间工作独立分散,图纸及设计资料的流转节点复杂,企业的文档管理成本高。
行业需求
       工程建筑行业迫切需要先进的文档集中安全存储平台,可以实现多个部门及人员协同工作,使各个项目之间方便的交流与共享,并使图纸的流转自动化,建立统一的图纸资料库,以及强大的检索功能。
工程与建筑行业文档管理常见问题?
●  设计图纸很大很多,文档难以集中管理、协同查看,想调用以前的设计文件,不知道存在谁的电脑中。
●  员工离职或调岗后,项目的整体研究设计方案丢失、外泄,严重威胁到文档安全。
●  有人非法侵入至服务器中将重要机密文件拷贝带走,导致行业机密外泄。
●  资料存放在员工个人电脑上,电脑中毒、硬件损坏,导致文件全部丢失,影响工程进度。
●  公司的市场运营方案未能在有效的时间内,做到绝对泄密保护。
●  员工可以不经过公司相关领导审批,将内部重要文件外发给客户。
●  员工出差时无法对承载着公司大量重要数据的笔记本防止可能泄密。
●  员工外的计算机可以随意接入公司内网,造成数据泄密无法有效追踪其源头。
●  员工随意打印公司重要文件,无任何技术管理手段,给数据安全带来重大的安全隐患。
●  建筑产品生产地点不固定,项目组之间多人各自分工,信息交流不便,无法完成协同办公。
●  数量庞大的图纸,快速进行组织、归档、分类、查询、检索,已成为急需解决的问题。
●  校核、审批图纸仍延用传统手段。因图纸文件量大,使用QQ传送占用带宽,效率低下。文件传输的成本约占总成本的10%左右。
●  图纸预览不方便,想查看内容时要逐个打开图纸文件,有的大型文件打开速度缓慢,浪费工作时间。
●  文件修改多次,版本混乱,修改痕迹不能保留,无法确定哪个是最新版本。
●  无法记录文档的操作历史,数字资料被恶意篡改无从追查,员工互相推卸责任。
●  公告发布或更新资料信息时,员工没有渠道及时获取消息。
解决方案
文件集中存储 搭建海量文档、数字资产(CAD图纸、视频、音频)集中存储的平台,公司领导及员工可以实现跨地区地查询重要信息文件,实现资源共享,提高工作效率。
树形目录结构分类管理、权限机制完善、提供关联及锁定保护功能 文档不再是一个信息孤岛,按项目对文档进行归类,支持为不同部门的不同人员设置灵活的权限,保证文档使用的安全,同时支持锁定文档保证安全和通过唯一编码实现文档间的相互关联,方便查看,节约查找所需时间。
数据安全无忧 1、安全备份功能,支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。 当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,充分保证内部核心数据的完整和安全。
      案例:
      防止员工离职时带走技术资料泄密:服务器自动对文件备份到服务器指定隐藏目录下保存,避免员工离职时有意删除或格式化电脑,给企业带来损失;通过对公司电脑上的数据透明加密,带走了资料都是加密的。
2、文档存储加密功能,支持文档加密存储,避免外部人员非法盗用数字资料。 开启文档存储加密后,系统会对数字资料混淆加密,若资料被非法窃取,则在其他计算机中无法打开。
      案例:
      防止数据离开办公环境泄密:通过动态加解密技术,实现对公司所有电脑数据强制透明加密,员工无任何感觉,有效防止公司内部员工通过任意方式将数据泄密。
      防止研发部数据泄密:研发部的数据,只能在本部门内员工之间交互;研发部门的数据不管以任何方式传到公司的其他部门数据均无法打开。但因业务需要,确实需要和其他部门之间进行数据交互,可通过部门负责人解密后交互,同时对解密的操作记录进行详细记录审计;研发部内的数据不管以任何方式,将数据带离x x研发公司外,数据均是加密的,无法正常访问。
      防止机密文件在内部二次扩散:严格把控机密文件被访问的时效和访问权限。
      防止外发文件在外二次扩散:当需要给客户或者合作伙伴外发文件时,首先向上级领导进行外发申请,被授权的客户或合作伙伴获得该受控外发文件后,打开时需先进行合法的身份认证,而后才能在授予的权限范围内访问。
      防止员工在外办公导致数据泄密:①短期外出:方便员工晚上回家或者周末在家也能正常加解密文件,不需要额外的操作。②长期外出:在规定的期限内,携带笔记本在外也可以正常工作,超过期限,将无法打开加密文档。③永久外出:对在分公司或办事处用户,可使用永久离线,保证总部与分部之间的资料都是加密的,可以互相访问,又可以控制分部的资料,防止外泄。
      避免员工在外办公不慎笔记本丢失泄密:只有输入合法的口令,才可以查看笔记本上的数据。
实现远程沟通 采用B/S架构,浏览器与服务器构成体系,只要通过浏览器输入域名,便可与服务器连接,资源共享与交流便捷,实现多部门及人员的协同办公。
全文索引与高级搜索 全文搜索引擎,支持通过标题、作者和内容中的字、词、短句等方式进行搜索,高级搜索功能还可以基于正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索,毫秒级搜索帮您从海量资料中快速查找所需文档。
支持文档审批流程 建立不同的文件流转形式,实现无纸化办公,文档根据流程送至相应部门及人员进行审阅,加速图纸的审核与校对,提高工作效率。
支持CAD图纸预览 支持CAD工程图纸的在线预览更新,并且能增加关键字摘要,便于在海量资料中快速搜索。
支持文档版本管理、自动记录版本号,版本修改人与修改时间 快速索引至最新版本的文档,避免使用错误的版本导致损失;一个文档可以有多个版本,同时可以进行历史版本的查看与回退。
目录订阅 订阅目录后,采用即时消息与邮件方式通知从而第一时间获悉目录下文档的变动。