金融行业

金融行业概述
现有特点
       金融与服务行业往往每天都会有很多新的项目需要产生,每个项目都会产生许多文档,比如客户来往文件、合同文件、项目跟踪文件等,而且也会需要不同区域、不同办公室的同事一起协作编辑查阅,没有建立项目文件的管理系统,使得项目成员们很难去寻求到个人所需要的文件。
行业需求
       金融行业需要一个安全集中的管理平台来存储重要文件,在能够轻松实现跨地域、跨部门之间的协同办公的同时,搭建一个安全可靠的网络信息环境,使每个员工都可以在安全、集中的管理平台中检索到所需文件,快速提高企业工作效率。
金融与服务公司文档管理常见问题?
●  文档文档传递调用速度慢,文档存储在本地,异地同事调用时很困难。
●  如何确保项目过程中文档访问时的安全性,防止项目合同、客户重要来往文件丢失?
●  公司的市场运营方案未能在有效的时间内,做到绝对泄密保护。
●  员工可以不经过公司相关领导审批,将内部重要文件外发给客户。
●  员工出差时无法对承载着公司大量重要数据的笔记本防止可能泄密。
●  员工外的计算机可以随意接入公司内网,造成数据泄密无法有效追踪其源头。
●  员工随意打印公司重要文件,无任何技术管理手段,给数据安全带来重大的安全隐患。
●  跨地区、跨部门的协同工作难协调,花费大量沟通成本。
●  纸质文件不易保存,重要文件损坏后不可修复。
●  如何确保用户只能访问某些需要的文档?
●  查找文件十分困难,往往需要花费大量人力和时间去查找一篇文档。
●  查看图片音频资料需逐个打开,遇到大文件则需要等待很长时间。
●  客户发来的文档经常性需要更新,更新后版本不能及时统一,有的员工还保留旧版文件。
●  公司公告发布不能通知到全体员工,经常造成工作失误的情况。
●  文档需要跨部门传递、审核,经常人找人,找不到人,造成事务耽搁。
解决方案
海量文档存储平台 致得E6协同文档管理系统致力于搭建一个海量文档资料和数字资产(视频、音频、图片等)集中存储的平台。在这个平台中,所有的文档资料(Office、PDF、txt等)以及金融资料(图片、音频、视频等)都可以安全高效地进行管理。
数据安全无忧 1、安全备份功能,支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,充分保证内部核心数据的完整和安全。
      案例:
      防止员工离职时带走技术资料泄密:服务器自动对文件备份到服务器指定隐藏目录下保存,避免员工离职时有意删除或格式化电脑,给企业带来损失;通过对公司电脑上的数据透明加密,带走了资料都是加密的。
2、文档存储加密功能,支持文档加密存储,避免外部人员非法盗用数字资料。开启文档存储加密后,系统会对数字资料混淆加密,若资料被非法窃取,则在其他计算机中无法打开。
      案例:
      防止数据离开办公环境泄密:通过动态加解密技术,实现对公司所有电脑数据强制透明加密,员工无任何感觉,有效防止公司内部员工通过任意方式将数据泄密。
      防止研发部数据泄密:研发部的数据,只能在本部门内员工之间交互;研发部门的数据不管以任何方式传到公司的其他部门数据均无法打开。但因业务需要,确实需要和其他部门之间进行数据交互,可通过部门负责人解密后交互,同时对解密的操作记录进行详细记录审计;研发部内的数据不管以任何方式,将数据带离x x研发公司外,数据均是加密的,无法正常访问。
      防止机密文件在内部二次扩散:严格把控机密文件被访问的时效和访问权限。
      防止外发文件在外二次扩散:当需要给客户或者合作伙伴外发文件时,首先向上级领导进行外发申请,被授权的客户或合作伙伴获得该受控外发文件后,打开时需先进行合法的身份认证,而后才能在授予的权限范围内访问。
      防止员工在外办公导致数据泄密:①短期外出:方便员工晚上回家或者周末在家也能正常加解密文件,不需要额外的操作。②长期外出:在规定的期限内,携带笔记本在外也可以正常工作,超过期限,将无法打开加密文档。③永久外出:对在分公司或办事处用户,可使用永久离线,保证总部与分部之间的资料都是加密的,可以互相访问,又可以控制分部的资料,防止外泄。
      避免员工在外办公不慎笔记本丢失泄密:只有输入合法的口令,才可以查看笔记本上的数据。
实现远程沟通 系统采用B/S架构,浏览器与服务器构成体系,只要通过浏览器输入域名,便可与服务器连接,真正实现跨区域办公,资源共享便捷,用户在"文档评论"中还可以对目录下文档发表自己的想法意见,更方便协同工作的开展,不同部门服务于同一项目得以轻松实现。
纸质文档电子化管理 与扫描仪机密集成,可将任何纸质文档(客户资料、项目合同等)转化为电子的JPG或者多页PDF文件直接存储至系统,方便多人协同查看,并且支持为电子化文件增加摘要,便于日后的搜索。
树形目录结构分类管理、提供关联及锁定保护功能 文档不再是一个信息孤岛,按部门对文档进行归类,支持为不同部门的不同人员设置灵活的权限保证文档使用的安全,同时支持锁定文档无法编辑,保证安全和通过唯一编码实现文档间的相互关联。
文件快速定位 强大的高级搜索功能,可以基于资料正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索,忘记文件名称也可以快速的找到所需资料。
支持图文预览和视、音频集中管理、在线播放 支持图片、音频和视频文件的分类管理。图片的在线预览和放大缩小;视、音频文件的管理和在线播放,同时支持为多媒体文件增加关键字摘要,便于在海量资料中进行快速搜索。
支持文档版本管理、自动记录版本号,版本修改人与修改时间 快速索引至最新版本的文档,避免使用错误的版本导致损失;一个文档有多个版本,可以进行历史版本的查看与回退。
目录订阅 支持订阅目录,第一时间获悉目录下文档的变动。当订阅目录下文档发生改动时,系统会通过即时消息与电子邮件两种方式通知订阅用户。
审批流程快捷 建立不同的文件流转形式,实现无纸化办公,文档将根据流程送至相应部门及人员进行审阅,将公文流转与短信通知结合,加速文件的审核与批阅,提高效率。